Atención telefónica: La mejor opción para tener una buena atención para sus clientes
Si tiene una pequeña o mediana empresa o es autónomo, puede obtener grandes beneficios contratando la atención telefónica. Los más importantes son el ahorro de costes, la buena atención al cliente y el aprovechamiento del tiempo del que dispondremos.
Este servicio es contratado por muchos agentes inmobiliarios, abogados, profesionales de la salud, etc. Principalmente, porque puedan estar en consulta, en juicios, reunidos, atendiendo a clientes o realizando labores propias del trabajo. No dejan de atender lo que están haciendo y se atiende profesionalmente tanto a la llamada telefónica como con quien estamos reunidos.
El ahorro de coste es importante, puesto que tener una secretaria, supone un sueldo más. Este servicio simplemente será una cuota al mes, bastante inferior a la de un sueldo.
La atención telefónica será profesional y personalizada. La empresa o el autónomo, indicará como debemos responder, como debemos informar, que datos necesita, etc.
Además, existen diferentes modalidades de atención telefónica desde tener una linea fija siempre atendida por nuestro personal de recepción hasta solicitar un desvío de su teléfono de contacto en momentos puntuales cuando sepamos que no vamos a poder atender la línea.
Este servicio forma parte de una oficina virtual, es como disponer de secretaria virtual o una secretaria a distancia. Puede ser la primera impresión que tengan de la empresa, por lo que la profesionalidad es muy importante.
Siempre recibirá un aviso para que la gestión que soliciten sus clientes puedan ser atendidas con rapidez.
Otro servicio que puede complementar al de atención telefónica es el de gestión de agenda.
Para dar una buena atención telefónica, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Utilizar la escucha activa: habilidad para entender mejor y empatizar con el cliente.
- Comnicación clara y calmada.
- Atención inmediata: no dejar sonar el teléfono más de 3 tonos.
- Usar frases positivas y expresiones de cortesía: como «Por favor» y «Muchas gracias» con voz agradable, sin excesos.
- Evitar esperas e interrupciones.
- Mostrar una sonrisa: aunque aparentemente pensemos que no sirva porque no nos ven, se nota.
- Hacer sentir importante a quien llama.
- Ser breve, sin dejar a medias.